قالب وردپرس دانلود آبجکت 3Dmax پرنده فناوری

ماتریس آیزنهاور چیست؟ ابزار اولویت بندی کارها

ماتریس آیزنهاور چیست؟ ابزار اولویت بندی کارها ماتریس آیزنهاور ابزاری است ساده برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است. با مطالعه ماتریس آیزنهاور یاد میگیریم که چگونه از زمان خود بهترین استفاده را بکنیم.

فرض کنید که رئیس‌ واحد فروش شرکتی که کار می‌کنید، وظیفه‌ای به شما محول کرده تا برای جلسه‌ی آخر ماهِ هیئت مدیره، گزارشی از وضع فروش کالاهاب جدیدی که وارد کرده‌اید تهیه کنید. تا او بتواند به فروشندگان این گزارش را منتقل کند.

رئیس که رفت شروع می‌کنید به غرغر کردن: «آخه، پدرت خوش مادرت خوش، امروز که بیست و هفتم ماهه! این قوز بالا قوز دیگه چی بود نصیبمون کردی؟» به رئیس که نمی‌توانید نه بگید، ولی با خرواری از کار که همین الان هم سرتان ریخته چه می‌کنید؟ چطور پروژه‌ی جلسه‌ی هیئت مدیره را این وسط به اتمام می‌رسانید؟

احتمالا استرس و نگرانی باعث شُل شدن دست و پایتان شده. و نمیتونید روی هیچ کاری تمرکز کنید. انگار هر چیزی که از کنارتان می‌گذرد می‌خواهد حواس‌تان را پرت کند.

چه می‌شود کرد؟ وقت تنگ است. زمان با شما مهربان نیست. و مثل آقا و خانم تناردیه با چماقی بالای سرتان ایستاده. پس باید فکری بکنید. چه خوب بود که مثل افسانه‌های یونان باستان، زئوس بودید و با یکی از دست‌هایتان جلوی حرکت خورشید را می‌گرفتید. تا زمان متوقف شود و خیلی ریلکس به کارتان برسید. البته اگر زئوس بودید که اصلا نیازی به این کارها نبود. چون یک صاعقه‌ حواله‌ی مدیر فروش و هیئت مدیره می‌کردید. و می‏‌رفتید بالای کوه اُلمپ دنبال عشق و کیف.

راه‌حلش استفاده از قانون آیزنهاور است. آیزنهاور یکی از رئیس‌جمهورهای آمریکا بود که قانون خوبی برای اولویت‌بندی کارهای مهم و کنار گذاشتن کارهای بیخود داشت که حسابی به کارتان خواهد اومد. پس اگر قصد دارید به زئوس واقع‌گرایانه‌ای تبدیل شوید، بخوانید و بدانید و به کار ببندید.

کارهای «فوری» و «مهم» چیستند؟

ماتریس آیزنهاور چیست؟ ابزار اولویت بندی کارها. در سال 1954 (1333 هجری شمسی) رئیس‌جمهور سابق آمریکا، جناب دوایت دی. آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی حرف جالبی زد. مضمون سخنان آیزنهاور این بود: «مشکلات من دو نوعند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.»

در آن زمان آیزنهاور متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست. بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم. نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامه‌ی زمانبندی فشرده، باید تفاوت بین این دو کلمه را بدانیم:

مهم

کارهایی که انجام دادن اونها باعث می‌شه به اهدافی که در سرمون داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.

فوری

کارهایی که واکنش سریع می طلبند. و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم. و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند. زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.

وقتی تفاوت کار فوری و مهم را بدانیم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به مشغول کارهای بی‌اهمیت بشیم جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم. تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان مهم است، نگه داریم.

نینتندو سوییچ کنسول پرفروش ۲۰۲۰؛ PS4 و PS5 در رده دوم

ماتریس آیزنهاور چیست؟ ابزار اولویت بندی کارها: نحوه‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها تهیه کنید که فکر می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را در سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. (اگر آدمی باشید که می‌خواهد به کارش مسلط باشد، باید این لیست را از قبل داشته باشید.)

سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از 4 دسته‌بندی زیر قرار دهید:

  • مهم و فوری
  • مهم ولی غیرفوری
  • غیرمهم ولی فوری
  • غیرمهم و غیرفوری

از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:

۱. مهم و فوری

دو نوغ کار مهم و فوری داریم: دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که قابل پیش بینی نبودند و حالا غافلگیرتان کرده‌اند، و دسته‌ی دوم کارهایی هستند که گذاشته‌اید کنار تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید.

می‌توانید با برنامه‌ریزیِ قبل از موعد و پرهیز از عقب انداختن کارها، تا حد زیادی از کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.)

اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید. و به این فکر کنید که چطور می‌توانید راهی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را پیش پیش برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.

۲. مهم ولی غیرفوری

انجام دادن این کارها بهتان کمک می‌کند که به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود برسید و کارهای مهم را تکمیل کنید.

سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید. تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید. مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین‌تان نشسته‌اند. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید وکارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر از استرس تبدیل نکند.

۳. غیرمهم ولی فوری

کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از هدف هایمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست محول‌شان کنم به شخص دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند.

مثلاً در شرکتی کار می‌کنید که برای فردا صبح کمپین فروش گذاشته و اکنون بدجوری درگیر کار هستید. همکار خوش قد و بالایی خرامان می‌رسد بالا سر میزتان و رو به شما دو لا می‌شود و چشم در چشم‌تان می‌دوزد و با لحنی جانگداز خواهش می‌کند که  نوشته از عکس در فتوشاپ را حذف کنید. اگر بخواهید فتوشاپ باز کنید و مو به مو یادش بدهید که باید تا ساعت 9 شب در شرکت بمانید. و چایی‌های 5 بار دم کشیده‌ی شرکت را، نوش جان کنید تا چشم‌تان صفحه‌ی مانیتور را ببیند. به این ترتیب مسلماً از کار خودتان خواهید افتاد. پس با لحن خیلی محترمانه‌ای درخواستش را رد کنید و به جایش به او بگویید می‌تواند انواع ترفندهای فتوشاپی را در گوگل جستجو کند و ظرف ۵ دقیقه یاد بگیرد.

اما از طرف دیگر، زمان‌هایی را هم خالی کنید تا افرادی که قصد دارند با شما صحبت کنند، بدانند که چه وقت به شما نزدیک بشوند. به این ترتیب، هم آنها مزاحم کارتان هم نمی‌شوند و هم شما هم‌تیمی باحالی باقی می‌مانید. راه بهترش این است که با افرادی که همیشه وسط کارتان سر می‌رسند و کار دارند، جلسه‌ی روزانه بگذارید تا یکجا به مشکلات و نظرات همه‌ی آنها گوش بدهید. به این ترتیب قادر خواهید بود تا در مدت زمان بیشتری روی کارهای مهم‌تان تمرکز کنید.

۴. غیرمهم و غیرفوری

این جور کارها اصلا کار نیستند. فقط وقت هدر دهنده هستند، پس تا حد ممکن انجامشان ندهید.

خیلی‌‌هایشان را صرفا می‌توانید نادیده بگیرید و لغو کنید. با این حال، بعضی‌هایشان کارهایی است که سایرین از شما می‌خواهند انجامشان بدهید، حتی با وجود این که انجام دادن آن کار هیچ سودی برای خود شما نخواهد داشت. به اینها هم خیلی مؤدبانه بگویید «نه» و راهتان را کج کنید و بروید. اگر خواستید توضیح مختصر و مفیدی بهشان بدهید که چرا نمی‌توانید فلان کار را انجام بدهید. مثلاً اگر همکارتان می‌خواهد وقت شما را بگیرد تا وسط کار، بیایید و راجع به خریدن کاسه‌ی توالت فرنگی برای مادرزنش که تازه از بیمارستان مرخص شده، نظر بدهید، با رعایت ادب برایش توضیح بدهید که «اگر الان چشم از مانیتور بردارم سررشته‌ی کار از دستم در می‌رود. اگر وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می‌کنم.»

اگر آدم‌های دیگر ببینند که شما در اهدافتان جدی هستید. و برای خود محدوده‌ای ترسیم کرده‌اید، حداقل فایده‌ای که دارد این است که راجع به کارهای «غیرمهم‌شان» وقت شما را نمی‌گیرند.

خلاصه‌ی ماجرا: ماتریس آیزنهاور چیست؟ ابزار اولویت بندی کارها

ابزار اولویت بندی کارها

ماتریس آیزنهاور چیست؟ ابزار اولویت بندی کارها. ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. ۱. آنهایی که باید رویشان تمرکز کنید و ۲. آنهایی که باید ازشان فرار کنید.

با رعایت این قانون می‌توانید کارهای فوری‌تان را همزمان با کارهای مهم و هدف‌های بلندمدت‍تان پیش ببرید. بعد از شناسایی نوع کار، از طریق این ۴ استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

آنقدر از این کارها بکنید تا رستگار شوید.

منبع: چطور

مدیریت زمان چرا و چطور؟

سایر مقالات ما را چک کنید.

 

 

درباره ی new_editor

مطلب پیشنهادی

الگوریتم بازی انفجار

نرم افزاربازی انفجار

نرم افزاربازی انفجار برای بازی انفجار می توانید فارغ از سایت آن را در نرم …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *